Guia Resumido Sobre Como usar o Kanban e dar aquele “Upgrade” na Produtividade do Seu Time

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Em primeiro lugar, quero informar que não existe um framework de produtividade mais “top”, que só pelo fato de ser utilizado, irá fazer o seu time voar. A produtividade depende, sobretudo, do engajamento do time que atua no projeto ou sustentação do produto.

Por outro lado, existem frameworks ágeis de colaboração que ajudam a estruturar o workflow do time, evitando desorganização, sobrecarga de trabalho, dando mais visibilidade sobre o que precisa ser entregue.

…Tudo bem mas o que é Kanban?

Kanban em japonês significa “cartão”. Esse método foi criado por Taiichi Ohno, em 1953 para melhorar o sistema de produção da Toyota. Basicamente, é um sistema representado em um quadro no qual cartões seguem um fluxo dentro de estágios definidos para efetuar entregas contínuas.

A ideia consiste em sempre evoluir cards (que representam demandas) seguindo estágios de um quadro, até que elas cheguem ao último estágio, o que representa a conclusão da tarefa. Toda vez que uma nova demanda surge, um novo card referente a essa demanda é criado. A aplicação desse modelo é bem indicada onde há necessidade de entregas contínuas.

O Kanban segue duas regras bem importantes:

• Visualize seu trabalho: Deixe todas as demandas explicitas e acessíveis para que melhores melhores decisões possam ser tomadas. O Board funciona como um “information radiator” para quem precisa ter visibilidade sobre o trabalho.
• Limite o trabalho em andamento (WIP): Foco no trabalho em andamento, iniciando uma nova tarefa somente quando outra for concluída. Isso resultará em entregas mais rápidas. Um sistema puxado consiste em só permitir entrada de trabalho quando houver saída de trabalho.

📌Primeiro Passo: Construa seu quadro Kanban

Primeiro, comece bem simples e divida seu quadro em 3 colunas. Em tempos de trabalho remoto, sugiro utilizar ferramentas colaborativas como trello ou kanbanflow. Se desejar opções mais robustas, aconselho o uso do Azure Devops da Microsoft ou o Jira da Atlassian.

Nomeie a primeira coluna como “A Fazer”, a segunda coluna como “Em Andamento” e a terceira coluna como “Concluído”.

Toda vez que surgir uma nova demanda ou tarefa, crie um novo cartão no quadro correspondente a essa tarefa e coloque na coluna “A Fazer”. Sempre que for executar uma tarefa, mova o respectivo cartão da coluna “A Fazer” para “Fazendo”. Finalmente, caso conclua a tarefa, mova o respectivo cartão para a coluna “Concluído” indicando que terminou.

📌Segundo Passo: Use o Modelo

Sugiro que, sempre crie cards descrevendo uma tarefa iniciando com um verbo de ação. Por exemplo:

• “Implementar tela de Login”
• “Testar cadastro de usuário”
• “Enviar notificação de compra”

Ao criar um novo card, posicione-o na coluna “A Fazer”.

Como já havíamos falado, se for executar a tarefa, arraste o respectivo card para a coluna “Fazendo”.

Determine a quantidade de cards que o seu time poderá executar simultaneamente. Sugiro estabelecer uma regra na qual a quantidade de tarefas em execução é igual a quantidade de pessoas que executam e testam tarefas no time. Dessa forma, garantimos que uma pessoa não execute duas tarefas ao mesmo tempo.

Um erro bem comum é não estabelecer um limite para o que está sendo executado. A tendência é que no primeiro sinal de desmotivação ou dificuldade, deixássemos a task que estamos atuando no estágio “Fazendo” e puxássemos o próximo card, como se pudéssemos atuar em duas coisas ao mesmo tempo.

Nessa situação, sempre busque concluir uma tarefa antes de executar uma nova.

Assim que concluir a tarefa, coloque o respectivo cartão no próximo estágio que é “Concluído” e execute a próxima tarefa que está no estágio “A Fazer”, colocando em “Fazendo”.

📌Terceiro Passo: Priorize, Adicione e Descarte

Sugiro que coloque as tarefas prioritárias no topo de cada estágio.

Sempre que o seu time for atuar em uma nova demanda, priorizem a tarefa que está no topo do estágio “A Fazer”, arrastando-a para o estágio “Fazendo”.

Pelo fato de termos que colocar no topo as tarefas prioritárias, também é recomendável refatorar periodicamente os itens que estão em “A Fazer”. Isso envolve, criar novas tarefas, descartar outras que não fazem sentido e repriorizar tarefas que já compõem o estágio.

📌Quarto Passo: Otimize o Quadro

Assim que você perceber que há maior controle do fluxo de tarefas no quadro pelo time, provavelmente note que os 3 estágios (“A Fazer”, “Fazendo” e “Concluído”) possam ser desmembrados de forma a melhorar ainda mais o controle do fluxo de tarefas do time.

Normalmente, uma configuração básica do Kanban (3 estágios) já traduz em uma uma melhoria considerável no trabalho do time, porém tende a estagnar a produtividade que é justamente o que não queremos.

Suponhamos então que seja necessária a inclusão de dois novos estágios: “Aguardando Validação” e “Validando”. O primeiro novo estágio é uma coluna de buffer, na qual acumularemos tarefas que forem concluídas mas que aguardam por uma validação. O segundo novo estágio é uma coluna que representa o que está sendo validado pelo time. Desta forma, ficará assim:

Algumas Dicas sobre WIP:

• Sempre estabeleça um limite de WIP em estágios de atuação do time como “Fazendo” e “Validando”.
• Sempre que tiver um estágio de execução como limite de WIP, implemente um estágio seguinte para empilhar tasks (buffer) até o próximo estágio de execução.

📌Quinto Passo: Utilize métricas de fluxo para evoluir e identificar Problemas

• Leadtime: Essa métrica permite mensurar o tempo que uma tarefa leva para transitar em todos os estágios do quadro kanban.
• Cycle time: Essa métrica permite mensurar o tempo em que uma tarefa permanceu em um certo estágio.
• Troughtput: Permite saber a quantidade de tarefas concluídas em um espaço de tempo. Podemos considerar como uma vazão.

Essas são as métricas principais que nos ajudam a identificar possíveis gargalos ou melhorar o tempo de entrega das tarefas executadas pelo time.

O CFD (Cumulative Flow Diagram) é um gráfico que permite mostrar o fluxo de atividades e nos fornece um reflexo dessas três métricas no andamento do trabalho do time. Importante ter o conhecimento para ler o CFD para até mesmo ter noções de previsibilidade de entrega.

🚩… Mas e as Urgências?

Imagine que surge uma tarefa que deve ser implementada prioritariamente pelo time. É algo tão prioritário que deve passar na frente do que já foi priorizado e está em execução no quadro.

Para isso, o time deverá incluir uma swimlane (ou raia) no kanban board, que será utilizada para tratar tarefas dessa natureza. Esta raia possui uma política de urgência que é claramente fixada e conhecida por todos os interessados, portanto precisa ser respeitada.

Quem deve definir políticas de urgência é o próprio time. Esse conceito deve ser estabelecido para evitar o uso indiscriminado e frequente de urgências.

Seguem alguns exemplos de políticas sobre urgências:

• Apenas uma urgência pode transitar na raia por vez.
• Apenas uma urgência pode ser “acelerada” a cada 3 dias.
• Não considerar uma urgência no limite do WIP.

🚫 Erros Frequentes na Prática do Kanban

• Tarefas não podem ser movidas para trás.
• Não existe coluna de impedimento ou block.
• Não limitar o WIP.
• Usar a raia de urgente indiscriminadamente.
• Post it fantasmas. (“favorzinhos”)
• Não usar métricas de forma consistente e consciente.

Para fecharmos, conforme falamos no inicio desse artigo, não há um framework de produtividade perfeito mas o método kanban é uma excelente alternativa, caso queira implementar um fluxo de trabalho simplificado, transparente e escalável no seu time.

O Kanban está sendo amplamente adotado por ser facilmente executado em vários contextos como TI, indústria, construção civil, comércio, marketing, saúde e etc. Iniciar com a prática do kanban é relativamente fácil e já lhe trará bons resultados mas a otimização do fluxo e os melhores resultados para a organização são acontecerão através de execução, reflexão e implementação de melhorias nas práticas diárias do time.